Gestión de documentos

Gestione sus documentos críticos con un sistema de gestión documental que mejora la productividad, la seguridad y la eficiencia, asegurando el cumplimiento normativo.

Pero, ¿qué es gestión documental y cómo puede beneficiar a su organización? Administre sus documentos de manera controlada y versionada, manteniendo la información correcta siempre disponible.

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Con CQ Document Management Solution, puede administrar todo el ciclo de vida de los documentos, obtener visibilidad completa y confiar en una única fuente de verdad en todas las ubicaciones para una toma de decisiones más eficaz. Un sistema de gestión documental le permite crear, modificar, revisar, aprobar, almacenar, organizar, acceder y compartir documentos de forma controlada y versionada.

Gracias a sistemas automatizados de gestión y control de documentos, puede rastrear cada documento desde su origen hasta su obsolescencia, con análisis, paneles gráficos y herramientas integradas de colaboración y flujo de trabajo, garantizando el cumplimiento normativo en toda la empresa.

- Con flujos de trabajo digitales seguros, simplifique la creación y actualización de documentos, garantizando siempre el uso de plantillas correctas. La gestión de documentos se vuelve más rápida y confiable, independientemente de la ubicación o plataforma. Ya se trate de POE, políticas, instrucciones de trabajo o diseños de producción, la información más actualizada siempre estará disponible. Este proceso es un ejemplo claro de cómo los herramientas de gestion documental ejemplos pueden optimizar operaciones complejas.
- Transforme su control de documentos para cumplir con normativas como ISO 9001, OSHA y GxP. La implementación de un sistema de gestión documental asegura que todos los documentos de sus flujos de trabajo estén integrados con procesos críticos como CAPA, gestión de cambios y quejas de clientes. Esté siempre listo para auditorías con funciones de firma digital, caducidad de contraseñas y archivos de historial de auditoría.
- Elimine silos de información heredados con una plataforma de gestión de documentos en la nube. Colabore con Microsoft, Google y BOX para crear, revisar y actualizar documentos. Los miembros de su organización y su cadena de suministro pueden ver cambios en tiempo real y responder al instante con firmas y aprobaciones.
- Es fundamental mantener a su equipo al día con las últimas políticas y procedimientos operativos estándar (POE) tan pronto como entren en vigor. Gracias al fácil acceso a los documentos y a los flujos de trabajo, puede garantizar que los empleados reciban notificaciones cuando se modifiquen procesos o instrucciones basadas en CAPA, y realizar un seguimiento de todas las revisiones pertinentes. Esto facilita que el personal esté capacitado para gestionar sus tareas de forma segura y cumplir con auditorías.
- La gestión coherente de operaciones a nivel global requiere procesos comunes. Con un software de gestión de documentos o control de documentos, todas sus instalaciones tienen acceso a los procedimientos aprobados más recientes. Los mejores software de gestión documental se estandarizan y comparten fácilmente, asegurando que nuevas operaciones se integren de manera consistente y que toda la organización trabaje con información actualizada y confiable.
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Mejore la gestión de documentos con ComplianceQuest para maximizar la eficiencia y garantizar un cumplimiento perfecto en toda su organización.

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Lo que dicen de nosotras

Lanzamos CQ hace solo unas semanas y ¡funciona de maravilla! Recibimos una excelente capacitación y, tras probarlo y acostumbrarnos, descubrimos que es realmente fácil de usar. Hasta ahora, hemos implementado la Gestión de Documentos y Capacitación, así como CAPA, y ambos incluyen todo lo necesario desde el primer momento. Después de años de usar hojas de cálculo y bases de datos engorrosas, CQ es una bendición. Facilita y agiliza la gestión de documentos... y es un placer usarlo.

Helen Cary,

Especialista en Control de Documentos
Estamos en sus inicios y acabamos de implementar la Gestión Documental. Estamos muy entusiasmados con el potencial de gestionar nuestro SGC y estamos deseando avanzar con los demás módulos de Compliance Quest con la ayuda de Amit.

Karen Bligh, Fabricación dental australiana

ADM
Ya no tenemos que presionar a nuestros empleados para que actualicen y aprueben nuestros documentos, ni para asegurarnos de tener las especificaciones de proceso más recientes distribuidas en toda la organización. Con ComplianceQuest, todos están en sintonía en todo momento. Confiamos en que todos se actualizan cuando corresponde y en que nuestro equipo recibe la capacitación completa cada vez que se modifican los requisitos o instrucciones operativas.

Vicepresidente de Calidad

Global Company

Características principales de la solución de gestión de documentos CQ

Características de la Gestión de Documentos

Base de datos centralizada

Repositorio central para almacenar y organizar todo tipo de documentos según diversas plantillas y criterios de clasificación. Elimine el riesgo de la documentación manual y obsoleta en papel.
Revisión

Realice un seguimiento automático de las revisiones. Establezca periodos de revisión o reglas de obsolescencia. Compare las versiones visualmente para identificar fácilmente los cambios y agilizar la revisión y aprobación.
Flujo de trabajo

Colaborar con colegas de forma simultánea o secuencial; capturar cambios/comentarios como parte del flujo de trabajo de revisión del contenido del documento.
Colaboración

Utilizando herramientas estándar como Microsoft Office 365/SharePoint, Google Drive/Files y BOX.
Gestión de versiones

Liberar documentos ya sea de forma manual o automatizada antes de la fecha de vigencia.
Capacitación basada en documentos

Notifique a los empleados correspondientes cuando se actualicen los documentos de capacitación requeridos. Realice un seguimiento de la participación para garantizar que la capacitación se complete.
Cambio integrado

Gestione solicitudes de cambio, revisiones, incorporaciones y cierres. Integre fácilmente los procesos de gestión de cambios con las funciones de control documental.
Búsqueda impulsada por IA

Organice todos sus documentos y busque fácilmente con metadatos etiquetados. La IA integrada permite personalización, lenguaje natural y resultados instantáneos.
Acceso móvil

Acceda a todos los documentos desde cualquier lugar. Garantice la continuidad del negocio y la disponibilidad inmediata de la información en entornos remotos.
Seguridad de nivel empresarial

Proteja sus documentos con seguridad de nivel empresarial para el acceso y controles basados en las políticas internas de la empresa.