Gestión de documentos

Gestione sus documentos críticos con un sistema de gestion documental que mejora la productividad, la seguridad y la eficiencia, asegurando el cumplimiento normativo.

Pero, ¿qué es gestión de documentos y cómo puede beneficiar a su organización? Administre sus documentos de manera controlada y versionada, manteniendo la información correcta siempre disponible.

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Con CQ Document Management Solution, puede administrar todo el ciclo de vida de los documentos, obtener visibilidad completa y confiar en una única fuente de verdad en todas las ubicaciones para una toma de decisiones más eficaz. Un software de gestión de documentos le permite crear, modificar, revisar, aprobar, almacenar, organizar, acceder y compartir documentos de forma controlada y versionada.

Gracias a los mejores software de gestion documental, puede rastrear cada documento desde su origen hasta su obsolescencia, con análisis, paneles gráficos y herramientas integradas de colaboración y flujo de trabajo, garantizando el cumplimiento normativo en toda la empresa.

- Con un proceso basado en flujos de trabajo y respaldado por capacidades digitales seguras, simplifique la creación y actualización de documentos, garantizando siempre el uso de las plantillas correctas. Agilice todo el proceso de revisión y aprobación de documentos de forma sencilla, consistente y puntual, con la flexibilidad de actualizar a los aprobadores durante la revisión sin reiniciar los pasos previamente completados, asegurando la eficiencia y manteniendo el progreso. Aumente la eficiencia operativa mejorando el acceso a la versión correcta de su información, de forma más rápida y rentable, independientemente de la plataforma. Ya sean procedimientos operativos estándar (SOP), políticas, planes, instrucciones de trabajo o diseños de fabricación y producción, la información más reciente siempre estará disponible y accesible, reduciendo tanto el tiempo como el riesgo.
- Transforme su control de documentos para cumplir con normativas como ISO 9001, OSHA y GxP. La implementación de un sistema de gestion documental asegura que todos los documentos de sus flujos de trabajo estén integrados con procesos críticos como CAPA, gestión de cambios y quejas de clientes. Esté siempre preparado para las auditorías y garantice el cumplimiento de la visibilidad de las firmas según el rol en las versiones de los documentos, lo que proporciona a los auditores y reguladores una claridad instantánea.
- Elimine silos de información heredados con una plataforma de gestión de documentos en la nube. Colabore con Microsoft, Google y BOX para crear, revisar y actualizar documentos. Los miembros de su organización y su cadena de suministro pueden ver cambios en tiempo real y responder al instante con firmas y aprobaciones, aprovechando un moderno software de gestión de documentos eficiente y escalable.
- Es fundamental mantener a su equipo al día con las últimas políticas y procedimientos operativos estándar (POE) tan pronto como entren en vigor. Gracias al fácil acceso a los documentos y a los flujos de trabajo, puede garantizar que los empleados reciban notificaciones cuando se modifiquen procesos o instrucciones basadas en CAPA, y realizar un seguimiento de todas las revisiones pertinentes. Esto facilita que el personal esté capacitado para gestionar sus tareas de forma segura y cumplir con auditorías mediante un sistema de gestion documental centralizado.
- La gestión coherente de operaciones a nivel global requiere procesos comunes. Con un sistema de gestion documental o control de documentos, todas sus instalaciones tienen acceso a los procedimientos aprobados más recientes. Los mejores software de gestion documental permiten estandarizar y compartir fácilmente la información, asegurando que nuevas operaciones se integren de manera consistente y que toda la organización trabaje con documentación actualizada y confiable.
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Mejore la gestión de documentos con ComplianceQuest para maximizar la eficiencia y garantizar un cumplimiento perfecto en toda su organización.

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Creadoras de documentos (propietarias)

Cree y actualice más rápido, colabore según sea necesario y concéntrese en el contenido con un intuitivo software de gestión de documentos.
Documento
Coordinadoras

Asegúrese de que el enrutamiento, la revisión y la aprobación se realicen de manera eficiente mediante una estrategia sólida de gestión de documentos.
Gerentes de Recursos Humanos y Capacitación

Tenga la seguridad de que los documentos nuevos y actualizados se integran fácilmente en el proceso de capacitación en normas ISO.
TI/CIO

Confíe en tecnologías seguras, escalables y basadas en la nube para todas las necesidades de control, cumplimiento y gestión de documentos.
Gerentes de Calidad/EHS/QHSE

Mantenga un control efectivo de los documentos para garantizar el cumplimiento (ISO 9001/14001/45001) mediante un sistema de gestion documental confiable.
Equipos de producción/cadena de suministro/operaciones

Acceda fácilmente a información actualizada, en cualquier momento y desde cualquier lugar gracias a un moderno software de gestión de documentos.

Lo que dicen de nosotras

Todo está automatizado y es rápido; podemos generar informes con fines informativos, estratégicos y de planificación, lo que tiene un gran impacto en nuestra productividad y eficiencia.

Todo esto y mucho más se logró al elegir ComplianceQuest como nuestro sistema de gestión de calidad empresarial (EQMS). Pocas veces he visto a alguien alcanzar un objetivo así tan rápidamente como lo hicimos nosotros, especialmente considerando la cantidad de documentos a migrar (3000) y las personalizaciones de la aplicación de Acciones Correctivas y Preventivas.

Engineer,

YKK USA Inc
Permite migrar distintos documentos o registros físicos a la plataforma sin perder la trazabilidad. Un aspecto clave para nosotros fueron las firmas electrónicas compatibles con la norma 21 CFR. Gracias a este software, podemos alcanzar nuestro objetivo de contar con un sistema de gestión de calidad (SGC) 100% electrónico.

Quality Manager

ITEK Soluciones Integrales S.A.

Características clave de la solución de gestión documental CQ

Gestión de versiones

Libere documentos de forma manual o automatizada según la fecha de vigencia.
Formación basada en documentos

Notifique a los empleados correspondientes cuando se actualicen los documentos de formación requeridos. Realice un seguimiento de la participación para garantizar que la formación se haya completado.
Cambio integrado

Gestione las solicitudes de cambio, revisiones, incorporación y cierres. Integre los procesos de gestión de cambios de forma fluida con las capacidades de control de documentos.
Búsqueda potenciada por IA

Organice todos los documentos y realice búsquedas fácilmente mediante metadatos etiquetados. La IA integrada permite la personalización, el lenguaje natural y resultados instantáneos.
Control de documentos con múltiples contenidos

Mantenga las traducciones y los archivos relacionados dentro de un único registro de documento controlado, designe el contenido principal y simplifique el cumplimiento normativo global.
Acceso desde cualquier lugar

Acceda a todos los documentos independientemente de la ubicación. Garantice la continuidad del negocio y la disponibilidad de información preparada en un entorno remoto.
Herramientas de colaboración

Utilice herramientas estándar como Microsoft Office 365/SharePoint, Google Drive/Files y BOX.
Seguridad de nivel empresarial

Proteja sus documentos con seguridad de nivel empresarial, con controles de acceso basados en las políticas internas de la empresa.
Gobernanza de plantillas

Restrinja el uso a plantillas aprobadas y específicas para cada tipo de registro, garantizando una alineación normativa completa.
Flujos de trabajo de revisión estructurados

Asigne múltiples revisores, capture y resuelva comentarios digitalmente, y realice un seguimiento del progreso antes de la aprobación final, manteniendo al mismo tiempo registros de auditoría preparados.
Control de revisiones

Realice un seguimiento automático de las revisiones. Aplique períodos de revisión o reglas de obsolescencia. Compare versiones visualmente para identificar fácilmente los cambios y acelerar la revisión y aprobación.
Base de datos centralizada

Repositorio centralizado para almacenar y organizar todo tipo de documentos basados en diversas plantillas y criterios de clasificación. Elimine los riesgos asociados con documentación en papel obsoleta y gestionada manualmente.